E-post är ett oerhört kraftfullt verktyg för kommunikation. På en sekund kan vi dela information till våra närmsta medarbetare, projektgruppen, vår avdelning eller hela organisationen. Det verktyget där skriven information kan nå hela organisationen med ljusets hastighet kan användas till att mobilsera, skicka viktiga signaler, rädda företag, men också att stjälpa företag. Rätt använt så ökar e-post och mejl förmodligen produktiviteten, fel använt ger det motsatt effekt.

Det flesta organisationer har flera kanaler för skriven kommunikation (möten har jag diskuterat här). Instant messenger för direkt kommunikation. E-post och mejl för relativt direkt kommunikation, som kräver någon form av dokumentation eller bilaga, eller då vi inte kan eller vill nå mottagaren via telefon. Intranät för indirekt, ofta envägs kommunikation för informativa syften genom att lägga ut resepolicy och annan liknande allmän information. En del organisationer har tydliga syften med varje kanal. Andra har det inte.

Om vi behandlar e-post som skriven direkt-kommunikation så ökar det förmodligen produktiviteten per e-post användare. Om vi behandlar e-post som en allmän informationskanal så ökar det förmodligen produktiviteten initialt, men sedan avtar med antalet e-post användare, eftersom bakgrundsljudet kommer att ta värdefull arbetstid i anspråk.

Jag ska ge ett exempel. Jag har under den senaste veckan fått ett antal vettiga och riktiga mejl. Jag har också (liksom alla andra 250 i vår organisation) fått: Ett (1) mejl om tappade handskar. Ett (1) mejl om upphittad nyckel. Tre (3) mejl om olika presentationer, licentiatpresentationer och försvar av doktorsavhandlingar. Ett (1) mejl om uthyrning av lägenhet. Två (2) mejl om workshops som inte hade alls med mig att göra. Två (2) mejl om en bil med lyset på parkeringen. Ett (1) mejl från någon som slutar (inte från min avdelning och som jag aldrig har hört talas om) och som ville berätta det.

Innan jag går på uträkningen så vill jag bara påpeka att vi har andra kanaler för kommunikation som ett väl fungerade intranät och ett veckobrev där all den informationen kunde ha lagts ut.

Totalt elva (11) mejl som kunde ha distribuerats via de andra kanalerna. Om varje mejl tar i snitt 5 minuters avbrott från andra arbetsuppgifter så innebär det på 250 anställda (5 x 250) 1250 minuter.  Vilket ger 20,8 arbetstimmar. En halv veckas arbete för ett mejl! Elva mejl i snitt per vecka ger 229 timmar per vecka. Vilket ger på ett år med cirka 46 arbetsveckor (semester, jul m.m. borträknat) 10 542 timmar. Detta ger nästan sex stycken (5,7) helårs anställda.

Om vi räknar på det tappade handskarna, så innebär det med en grov beräkning med en kostnad av 900 kronor per timma och anställd, en prislapp på 18 000 kronor för dessa skinnhandskar (5 x 250 / 60 x 900 = 18.750 kronor). Då hade det varit bättre för organisationen att köpa handskar för 500 kronor och skicka räkningen till avdelningen.

Sifforna kan diskuteras. Är det verkligen 5 minuter? En del lägger mindre tid, en del kollar upp registreringsnumret via trafikverket och mejlar även om detta till den andra (därav två mejl om lyset på bilen). Även om jag lägger e-post läsning på bestämda tider (enligt tidigare inlägg) och om vi räknar att läsning via intranät också skulle ta tid, vilket enbart skulle motivera 1 minut per mejl i genomsnitt, så leder även det till en helårsanställd.

Ett bra tips är att tänka dig för innan du skickar ut ett massutskick nästa gång. Jag vill citera spiderman i detta läge. Med stora krafter följer stort ansvar.