Jag har insett att ett lyckat möte kräver en dialog, oavsett om det är att förhandla, hitta på nya lösningar eller hantera en konflikt. Ett möte blir inte lyckat om en part försöker får fram enbart sin egen åsikt utan att verkligen lyssna på den andra. Jag har själv under en alltför lång tid trott att jag själv har svaren, för att nu inse att de bästa idéerna växer fram eller en bra idé blir bättre i det konstruktiva samtalet.

Jag har tidigare skrivit om hur du får till ett effektivt möte (inlägget "tio tips för effektiva möten" hittar du här). Men bara för att ett möte är effektivt behöver det inte bli produktivt. Ibland är det motsatsen. Här kommer fem enkla tips för att få till ett produktivt möte:

1. Börja med att sitta tillsammans. Möten går att och måste ibland av nödvändighet skötas via Skype, Hangout eller Facetime eller något liknande, vi arbetar trots allt i en global värld. Men för att få till det riktigt förtroliga samtalet bör vi sitta, eller ha suttit, fysiskt tillsammans. Se också till att mötesförhållanden är optimala. Mat är ett bra sätt att för oss människor att närma oss varandra. Lokalens utformning och sittplatsernas placering är också av betydelse. Var närvarande och kolla inte Facebook eller Twitter.

2. Hälsa ordentligt på varandra. Träffas ni första gången så ansträng dig att uttala namn rätt. Själv har jag för vana att lära mig det landets hälsningsfras (Sava, Salam Aleikum, Terve, Nihao) för att visa att jag bryr mig. Det får förstås inte bli pajigt och kännas naturligt.

3. Smörj samtalet. Hitta gemensamma ståndpunkter eller perspektiv på frågan, men också utanför arenan. Det kan vara hockey, teater eller musik. Uppmuntra varandra under samtalet genom att använda 3-1: metoden vid kritik av den andras förslag. Metoden innebär att man säger tre bra saker och ger en förbättringsmöjliget till motpartens ståndpunkt. Det får givetvis inte bli formatiskt. Försök att hitta alternativa möjligheter genom att frasera ”Vad skulle hända om vi gör X istället för Y?”.

4. Låt alla komma till tals. Alla måste få ge sina synpunkter. Ett sätt om ni är flera är att låta frågan ”vandra runt bordet”, det vill säga att får möjligheten men också tvingas till att uttrycka en åsikt. Här kan det finnas kulturella skillnader i hur man avbryter eller bekräftar varandra. Exemplvis kommer jag från en stor släkt i Finland och där pågick det flera parallella samtal, medan min fru kommer från en liten släkt i Sverige där alla förväntas vara tyst och lyssna färdigt. Det viktiga är att förstå kulturen du befinner dig i.

5. Lyssna. Lyssna. Lyssna. Det bästa sättet för att förstå själv, men också få din samtalspartner att förstå för- och nackdelar med deras ståndpunkt är att ställa frågor och lyssna på svaren.  Endast genom att lyssna kan du ställa relevanta frågor för att verkligen förstå vad den andra menar och på det sättet utforska din egen ståndpunkt. Då utvecklas idéer.